Hur ska IT-organisationen se ut?

Den som undrar hur IT-organisationen ska se ut och letar inom IT Governance eller IT Service Management, lär leta länge.

IT Governance svarar på frågan ‘vad’ ska göras.  Utifrån verksamhetskraven, vad innebär det för IT-processer och IT-resurser?  Vilka beslutsforum behövs?  Roller och ansvar?  In- och utparametrar?  Mål och mätetal?  Uppföljning och förbättring av leveransen?  Cobit är ett exempel, ett ramverk som kan appliceras på den egna organisationen.

IT Service Management i sin tur besvarar frågan ‘hur’ man ska gå till väga.  Processerna för ärendehantering, ändringshantering, avtalshantering och så vidare.  ITIL är ett exempel, ett slags uppslagsverk som visar hur IT-processerna kan se ut.

Varken Cobit eller ITIL säger däremot något om hur IT-organisationen ska se ut.  Svaret är att ‘det beror på’ och att det finns annan litteratur som beskriver det bättre.

Så…

Jag har letat efter den där andra litteraturen.

För att förstå vad det är som beror på.

Till slut hittade jag Henry Mintzberg och boken “Structure in fives – designing effective organizations”.

Boken är begriplig.  Konkreta exempel.  Lätt att koppla till egna erfarenheter.

Mintzberg menar att varje mänskligt organiserad aktivitet handlar om att dela upp aktiviteten i mindre delaktiviteter (division of labor) och att koordinera mellan dem.  Organisationen blir då summan av alla delaktiviteter och koordineringen mellan dem.

Mintzberg fördjupar sedan resonemanget för uppdelningen och koordineringen.

Koordinering – han menar att det finns fem sätt att koordinera aktiviteter:  ömsesidig anpassning, direkt tillsyn, standardisering av processer, standardisering av leveranser och standardisering av kompetenser.

Uppdelning av aktiviteter – Mintzberg pekar på sex övergripande sätt att dela in aktiviteter:

• Kunskap och kompetens
• Process och funktion
• Tidpunkt när arbetet genomförs
• Leverans
• Kund
• Geografisk plats.

Han fördjupar ytterligare och pratar om organisationen som en kombination av dessa sätt att koordinera och indela aktiviteter.  Han resonerar kring nackdelar och fördelar med respektive och målar upp bilden av ett dynamiskt växelspel där nackdelarna med en organisationsform leder till en annan och vice versa.

En reflektion från min sida.

Kopplat till IT-organisationen.

En trend är att IT-organisationen delas in efter kunskap/kompetens och process/funktion.  Till exempel att IT-personalen centraliceras och placeras i en företagsgemensam IT-avdelning.  Fördelen är att det leder till ökad specialisering – man får kollegor med samma intressen, chefer som förstår vad man gör osv.  Nackdelen – det kräver ökad koordinering gentemot verksamheten.  Jag tänker på standardisering av processer (ärendehantering, ändringshantering osv) och standardisering av leveranser (avtalshantering, tjänstekatalog osv).  Jag tänker också på det ökade kravet på kommunikation för att överbrygga gapet mellan IT och verksamhet.

Ett alternativ är indelning efter leverans och kund.  Att personal, oavsett kompetens och funktion, sitter ute i organisationen.  För ITs del, att nyckelanvändare, systemförvaltare och (inte helt ovanligt) drift och förvaltning med teknisk personal finns placerad ute i verksamheten.  Med fördelen ökad förståelse för verksamheten och vad som krävs för leverans.  En annan fördel:  ökad flexibilitet – ytterligare kompetenser som behövs för att bemöta kundens behov går förhållandevis smärtfritt att plocka in.  Nackdelen – minskad specialisering, t ex minskad känsla av samhörighet och kunskapsutbyte inom det egna skrået.  Något som i längden kan minska motivationen.  En annan nackdel – det blir svårt att överblicka den totala IT-organisationen om den sitter utspridd och att veta om den är effektiv, speciellt i större organisationer.

Summa summarum:  Den som är intresserad av organisation och hur man organiserar sig på bästa sätt.  Vänd er gärna till Mintzberg.

Samtidigt – Mintzberg skriver om organisationen i allmänhet. Vilket får mig att undra:  Var finns böckerna som handlar mer specifikt om IT-organisationen?

Om inte annat kanske det är dags att skriva en?